管理營銷、品牌設(shè)計和VI設(shè)計與代理工作最具挑戰(zhàn)性的部分之一是利益相關(guān)者之間的內(nèi)部與外部協(xié)作流程。

許多品牌設(shè)計和VI設(shè)計項目需要直接團隊之外的大量反饋，例如客戶項目、產(chǎn)品或設(shè)計許可使用的批準(zhǔn)等等。

收集內(nèi)部創(chuàng)意團隊和外部利益相關(guān)者之間的反饋可能是一個混亂的過程，用于監(jiān)控跨電子郵件收件箱、聊天線程和跟進的評論、變更請求和新版本。

當(dāng)涉及到交付期限和客戶體驗時，這個過程通常有很多不足之處。有多種品牌設(shè)計和VI設(shè)計快速落地執(zhí)行的方法可以更無縫地將外部合作者納入審核流程。

1. 用攝入表格捕捉外部內(nèi)容
品牌設(shè)計和VI設(shè)計快速落地執(zhí)行項目管理的一個反復(fù)出現(xiàn)的挑戰(zhàn)是，內(nèi)部團隊通常很難將外部合作者創(chuàng)建的內(nèi)容合并到內(nèi)部項目工作流程中。當(dāng)提交新的項目內(nèi)容（如設(shè)計概要）時，內(nèi)部通常必須有人將內(nèi)容轉(zhuǎn)發(fā)給合適的人員并管理所有不同的版本。

內(nèi)部-外部內(nèi)容問題可以通過攝入表單來解決，這些表單是可通過網(wǎng)絡(luò)訪問的表單，它：
使合作伙伴、客戶和其他人能夠直接將內(nèi)容提交給您的團隊以供使用或?qū)彶椤?br /> 對提交的內(nèi)容應(yīng)用完整的審查工作流程，包括路由和批準(zhǔn)步驟、通知、階段和安全控制。
此選項不僅可確保來自外部合作者的內(nèi)容每次都能落到合適的人手中，而且還能自動創(chuàng)建可在整個制作過程中引用的審計跟蹤。

2. 分組審稿人控制內(nèi)容反饋
對于創(chuàng)造性工作，許多利益相關(guān)者需要給予他們的批準(zhǔn)——但并非每個人都需要始終完全訪問內(nèi)容。

品牌設(shè)計和VI設(shè)計快速落地執(zhí)行項目開始之前，評審組有助于劃分角色和職責(zé)——內(nèi)部、團隊或評審步驟，以及外部評審員。

例如，您可以設(shè)置一個審核工作流程，將內(nèi)容發(fā)送到不同的內(nèi)部組，然后最終發(fā)送到客戶?？蛻艚M可以設(shè)置為僅在創(chuàng)建新版本時收到通知，或者在整個審查過程中通過其他基于操作的觸發(fā)器來通知。

在內(nèi)部創(chuàng)意團隊和外部利益相關(guān)者之間收集反饋可能是一個混亂的過程。

NHS Inc管理多個滑板產(chǎn)品線并將其設(shè)計許可給多個合作伙伴，它使用不同的審查小組來促進其品牌、創(chuàng)意和許可團隊對國際合作伙伴提交的新產(chǎn)品設(shè)計的同步反饋。多個團隊可以在整個設(shè)計過程中提供他們的意見，而不會阻礙與被許可人的協(xié)作過程。

在內(nèi)容創(chuàng)建過程的各個階段，將協(xié)作者分成具有不同訪問級別和評論能力的職能審查組，使您能夠更好地控制和加快反饋過程。

3. 使用次要內(nèi)容版本
創(chuàng)意團隊還應(yīng)考慮在與客戶的審查階段如何處理內(nèi)容版本控制。

標(biāo)記版本的典型方法是 v1、v2、v3 等。根據(jù)您的項目工作流程，這可能不是理想的過程。到外部共享內(nèi)容時，您可能正在共享現(xiàn)在稱為 v3 的內(nèi)容。這通常會引起一些混亂并導(dǎo)致客戶問：“嘿，v1 和 v2 發(fā)生了什么？”

您可以在那時開始一個新版本。然而，這種方法將原始內(nèi)容和僅為客戶審查而創(chuàng)建的版本分開，打破了內(nèi)部行動和外部反饋之間的聯(lián)系，并要求您的團隊跟蹤兩個單獨文檔的活動。

為您的項目使用次要版本控制結(jié)構(gòu)允許將供內(nèi)部審查的版本標(biāo)記為 vX.1、vX.2（其中“X”是主要版本），并使您能夠僅與客戶共享主要版本并避免任何混淆。

4. 將內(nèi)部對話與私人評論分開
有時您需要與客戶共享內(nèi)容——但并非所有正在進行的內(nèi)部討論都隨著反饋的變化和更新而發(fā)生。

例如，一旦您完成了新的廣告設(shè)計并與您的客戶分享，他們可能會開始向項目添加評論，這些評論需要深入的內(nèi)部討論才能解決。

您可能不希望外部審閱者看到針對他們的評論進行的對話。通常，您會被迫通過電子郵件、聊天或電話進行這些對話。這種方法不僅打破了圍繞證明的審計線索，而且使您的團隊與內(nèi)部審閱者協(xié)作更加耗時。

這個問題可以通過允許客戶在某個階段為特定審稿人組啟用私人評論來解決。然后可以對內(nèi)容進行私人討論，并且只有在該特定階段的審閱者才能看到，同時確保所有注釋都保留為項目的一部分。然后，您可以選擇在反饋得到解決后讓所有審閱者看到這些評論。

5. 通過鎖定超過截止日期的內(nèi)容來阻止“范圍蔓延”
眾所周知品牌設(shè)計和VI設(shè)計快速落地執(zhí)行，在創(chuàng)意世界中，“最終”通常是一個相對術(shù)語。

即使在內(nèi)容片段獲得批準(zhǔn)后，更改請求和反饋在每個人都批準(zhǔn)并擾亂生產(chǎn)過程和交付期限后也很常見，特別是如果合適的人沒有提前足夠遠地看到內(nèi)容以提供反饋或正在審查舊版本的內(nèi)容。

在做出批準(zhǔn)決定后鎖定內(nèi)容以防止其他修改和版本控制解決了這個第 11 小時的反饋問題。

例如，管理大量每日直郵設(shè)計訂單的機構(gòu)使用帶有自動提醒功能的證明鎖定來強制每個客戶的 24 小時截止日期。如果在截止日期過后發(fā)送任何新的更改請求，系統(tǒng)會自動發(fā)送一封電子郵件，概述進行這些更改所需的成本。因此，設(shè)計團隊極大地縮短了交付時間，使他們能夠更快地處理新的項目請求。

總結(jié)：讓反饋毫不費力
VI設(shè)計管理外部協(xié)作不需要耗時或混亂。對項目和文件結(jié)構(gòu)的微小更改可以極大地提高共享、修改和批準(zhǔn)內(nèi)容的便利性，并確保項目安全和按計劃進行。